Mit über 12 Jahren Erfahrung sind wir für Sie im Bereich der digitalen Aktenverarbeitung ein zuverlässiger Partner an ihrer Seite – immer mit der passenden Lösung. Zudem sind wir mit dem DIN IS0 9001 – Zertifikat ausgezeichnet.
Die ISO-Zertifizierung ist eine Auszeichnung für unser Unternehmen, unsere Prozesse und unser Management, welche einer ständigen Weiterentwicklung und Optimierung unterliegen. Mit modernster, hochwertiger Technik und der Zusammenarbeit mit professionellen Softwaredienstleistern bieten wir unseren zahlreichen Kunden aus Industrie, Wirtschaft und kommunalen Behörden eine hochwertige Qualität an Digitalisaten sowie einen von der Anfrage bis zur Datenauslieferung kompetenten und zuverlässigen „Full-Service“. Auf Wunsch ist eine kostenlose Digitalisierung einer Musterakte möglich. Gerne beraten wir Sie bei Ihnen vor Ort!
Das bieten wir an
Digitalisierung
Schriftverkehr, Buchhaltungsordner (Rechnungen, Mahnungen), Speditionspapiere (Lieferscheine, Zollpapiere), Patientenakten, Personalakten, Technische Unterlagen & Dokumentationen, Verträge, Kundenakten, Pläne, Zeichnungen
- Großformate
Transport und Lagerung
- Die Abholung der Akten erfolgt in geschlossenen, sichtgeschützten Transportbehältern mit geschultem Personal.
- Den Transport übernimmt die BruderhausDiakonie-Logistik.
- Die Zwischenlagerung der Akten erfolgt zugriffsgeschützt im Hochregal bis zu deren Verarbeitung.
Vorbereitung der Dokumente
- Wareneingangsmonitoring inkl. Abgleichsliste
- Entmetallisieren
- Entheften / Kleberücken entfernen
- Entfernen von Aufklebern oder Post-It (an freie Stellen geklebt)
- Präparieren von Rissen
- Glätten der Dokumente
- Sortieren von Akten
- Barcodeerstellung / Patchblattgenerierung
Digitalisierung
- Indexierung / Indizierung einer Akte
- Auflösung 200 - 600 dpi, in Farbe
- Metadaten
- Datenkomprimierung
- OCR-Volltexterkennung | Volltextsuche
- Digitale Zeit - und Sicherheitsstempel
- Scan on Demand (kurzfristiger Zugriff durch Kunde)
- Qualitätssicherung bei jeder Seite einer Akte
- Warenausgangsmonitoring (Abgleichsliste)
- Rücksortierung der Unterlagen in den Ursprungszustand
Archivierung, Speicherung und Lieferung
- Die Datenübertragung erfolgt über einen gesicherten SFTP-Server oder externe Festplatten in allen Dateiformaten, vorrangig jedoch im PDF-Format mit entsprechenden Verzeichnisstrukturen.
Entsorgung
- Fachgerechte Aktenvernichtung nach Freigabe des Kunden über professionelle Dienstleister (nach DIN 66399-3) inklusive Wiege- und Vernichtungsprotokoll.
Datenschutz
Durch jährliche Zertifizierungen durch externe Datenschutzexperten sind wir auf dem aktuellsten Stand des Bundesdatenschutzgesetzes (DSGVO), um die Gewährleistung der Datenschutzsicherheit ihrer Akten garantieren zu können.
Unsere Räumlichkeiten sind durch Zugangskontrolle gesichert.
Ausgleichsabgabe
Mit der Vergabe eines Auftrages an eine Werkstatt für behinderte Menschen hat der Auftraggeber die Möglichkeit, 50 % der von uns erbrachten Arbeitsleistungen auf seine Ausgleichsabgabe nach § 160 SGB IX anzurechnen.
Der gesetzlich vorgeschriebene reduzierte Mehrwertsteuersatz beträgt bei gemeinnützigen Unternehmen derzeit 7%.
Diese Dienstleistung wird an folgenden Orten angeboten
- Reutlingen